SÅ BEHANDLAR UMEÅ RELEASE FINANS AB DINA PERSONUPPGIFTER

INTEGRITETSKYDDSPOLICY

 

Bakgrund och syfte

Release Finans värnar om sina kunder, leverantörer och övriga partners integritet och är mån om att alltid följa gällande dataskydds­regelverk. Var och en har rätt till skydd av de personuppgifter som rör honom eller henne, vi har därför antagit följande integritetsskyddspolicy för behandling av personuppgifter för att säkerställa att alla inom organisationen följer dataskyddsreglerna. Nedan information avser att ge kunder, leverantörer och övriga partners närmare insyn om hur Release Finans behandlar personuppgifter.

Varför Release Finans behandlar personuppgifter

Den verksamhet som Release Finans bedriver, företagsfinansiering, hanterar av naturliga orsaker primärt organisationsnummer som identifikator i sina kundrelationer, eftersom kunderna utgörs av bolag och inte privatpersoner. I de fall där du som kund bedriver din verksamhet under bolagsformen enskild firma är dock organisationsnumret detsamma som ditt personnummer, och hanteringen av denna uppgift likställs då med en personuppgift eftersom den går att härleda till dig som individ.

Release Finans behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra de avtal som ingås och kunna erbjuda god service och korrekt administration av dessa avtal. Behandling sker också för att efterleva de regelverk som gäller för bolag generellt såsom bokföringsregler, samt regler som är specifika för finansiell verksamhet t.ex. regler om penningtvätt. Release Finans kan även behandla personuppgifter som underlag för marknads- och kundanalyser, affärsuppföljning, affärs- och metodutveckling samt riskhantering.  Rätten att behandla personuppgifterna grundar sig bla. på avtalet mellan den registrerade och Release Finans, på en rättslig förpliktelse, på den registrerades samtycke samt i vissa fall baserat på en intresseavvägning.

Personuppgifterna kan komma att kompletteras genom inhämtning från privata och offentliga register vid t.ex. uppdatering av adressuppgifter. Behandlingen av personuppgifterna kan även ske hos andra bolag som utgör biträden till Release Finans samt, inom ramen för gällande sekretessbestämmelser, komma att ske hos andra bolag i ett eventuellt framtida koncernförhållande där Release Finans kan komma att ingå. Behandling hos annan sker emellertid endast om vi känner oss trygga i att era personuppgifter får maximalt skydd.

Om du inte har en affärsmässig relation med Release Finans

Release Finans behandlar även vissa personuppgifter i direktmarknadsföringssyfte. Detta görs efter en intresseavvägning. Vill du inte bli kontaktad av Release Finans för sådana ändamål kan du meddela detta och dina uppgifter kommer då inte längre att behandlas för marknadsföring.

Release Finans behandlar även i vissa fall personuppgifter där en affärsmässig relation aldrig upprättas, exempelvis en kreditförfrågan som ej utmynnar i ett avtal, vid upprättande av offerter och/eller kalkyler. Denna typ av tillfällig hantering av personuppgifter bevaras inte längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet och regleras genom Release Finans strukturerade gallringsarbete. Denna typ av behandling baseras på intresseavvägning.

Vad innebär personuppgiftsbehandling

Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, lokaliseringsuppgifter eller faktorer som är specifika för en persons fysiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Med behandling menas en åtgärd eller kombination av åtgärder avseende personuppgifter som utförs helt eller delvis automatiserat.

Behandling av särskilda kategorier av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en persons sexualliv eller sexuella läggning är som huvudregel förbjuden. Release Finans behandlar som huvudregel inte denna typ av uppgifter, med undantagsfall där det är en legal skyldighet t.ex. vid kontroll enligt penningtvättsregelverket.

Behandling av personnummer får bara utföras om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl. Release Finans använder av denna anledning endast personnummer i de fall situationen kräver detta.

Behandling av uppgifter om lagöverträdelser (fällande domar i brottmål och överträdelser eller därmed sammanhängande säkerhetsåtgärder men sannolikt inte uppgift om misstanke om brott) får endast behandlas i vissa särskilda fall. Release Finans behandlar som huvudregel inte denna typ av uppgifter, med undantagsfall där det finns ett legalt stöd eller skyldighet för en sådan behandling, och då endast i vissa särskilda fall.

Grundläggande principer vid behandling av Personuppgifter

De grundläggande principer som beskrivs nedan ska alltid iakttas när personuppgifter behandlas. Release Finans ansvarar för att principerna efterlevs.

Laglighet, skälighet, transparens – Personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt och transparent i förhållande till den registrerade.

Ändamålsbegränsning – Personuppgifter får endast samlas in och på annat sätt behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och de får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.

Uppgiftsminimering – Personuppgifter som behandlas ska vara adekvata, relevanta och inte alltför omfattande i förhållande till ändamålen

Riktighet – Personuppgifter som behandlas ska vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade.

Lagringsbegränsning – Personuppgifter får inte lagras under längre tid än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

Laglig grund för behandlingen av personuppgifter

En behandling av personuppgifter är endast laglig om och i den mån någon av följande grunder är tillämplig.

Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att personuppgifterna behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Särskilda krav finns som måste vara uppfyllda för att samtycket ska vara giltigt.

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Bolaget. Som exempel kan här nämnas kontrolluppgifter som lämnas till Skatteverket.

Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person (t.ex. när det är fara för livet).

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (t.ex. med anledning av myndighetsutövning).

Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Bolaget eller tredje parts intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, (intresseavvägning). Vid intresseavvägning tillkommer särskilda krav på dokumentation avseende den bedömning som gjorts.

För merparten av personuppgiftsbehandlingarna som genomförs av Release Finans är den legala grunden för behandling att möjliggöra fullföljande av det upprättade avtalet mellan den registrerade och Release Finans. Behandling sker också för att fullgöra en rättslig förpliktelse; för att efterleva de regelverk som gäller för bolag generellt såsom bokföringsregler, samt regler som är specifika för finansiell verksamhet t.ex. regler om penningtvätt. I vissa fall kan behandlingen baseras på en intresseavvägning gjord av Release Finans eller i samtycke med den registrerade. För mer information kring de legala grunderna Release Finans behandlingar av personuppgifter är ni välkommen att kontakta oss på personuppgifter@releasefinans.se.

Gallring av personuppgifter

Personuppgifter får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen samt de eventuella lagkrav som ställs på sparande av uppgifter, ex. bokföringslagen samt penningtvättslagen. Genom att ha upprättat en gallringsrutin för respektive databas/behandling säkerställer Release Finans det strukturerade gallringsarbetet.

Vilka behandlingar av personuppgifter kan förekomma hos Release Finans?

Vilka typer av personuppgiftsbehandlingar som genomförs av Release Finans skiljer sig beroende på vilken affärsmässig relation du, eller det företag du representerar, har till oss. Nedan återfinns en sammanställning på kategoribasis över behandlingar, uppdelat utifrån våra två vanligaste affärsmässiga relationer.

Behandlingar avtalskunder

  • Hantering i samband med kreditbeslut samt eventuell uppföljning under avtalstiden. Kreditupplysning vid inkommande kreditförfrågningar från leverantör, samt underlag för framtida riskbedömningar
  • Avtalsadministration.
    Upprättande, fullföljande, administration och service kopplat till tecknade hyra-, leasing- samt funktionshyresavtal.
  • Fakturering
  • Hantering vid eventuella inkassoärenden
  • Uppfylla rättsliga förpliktelser i bokförings- samt penningtvättsregelverk.
  • Underlag för kund- och marknadsanalys samt affärsuppföljning

Behandlingar Leverantörssamarbeten

  • Hantering i samband med kreditbeslut samt eventuell uppföljning under avtalstiden. Kreditupplysning inför beviljandet av samarbetet samt underlag för framtida riskbedömningar
  • Upprättande av samarbetsavtal samt uppföljning av åtaganden som följd av detta avtal
  • Efterlevnad av avtalsåtaganden gentemot kund i samband med upprättande, fullföljande, administration och service av tecknade hyra-, leasing- samt funktionshyresavtal.
  • Fakturering
  • Hantering vid eventuella inkassoärenden
  • Medlemskap i Release Finans lojalitetsprogram Release Points
    (endast aktuellt ifall medlemskap upprättas)
  • Marknadsutskick (nyhetsbrev, informationsmeddelanden etc.)
  • Uppfylla rättsliga förpliktelser i bokförings- samt penningtvättsregelverk
  • Underlag för kund- och marknadsanalys samt affärsuppföljning
Dina rättigheter som registrerad

Dataskyddsförordningen ger de registrerade ett flertal rättigheter vad gäller behandling av personuppgifter.

Den registrerade har rätt till information när personuppgifterna samlas in.

Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som tillhör denne behandlas, och i sådana fall få en kopia av personuppgifterna (registerutdrag).

Om personuppgifter som behandlas är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva korrigering. Om den registrerade visar att ändamålet för vilket personuppgifterna behandlas inte längre är tillåtet, nödvändigt eller rimligt under omständigheterna, ska de aktuella personuppgifterna raderas, om det inte finns några lagbestämmelser som anger annat.

Den registrerade har rätt att överföra personuppgifter som denne lämnat till Bolaget till annan personuppgiftsansvarig (rätt till dataportabilitet) om behandlingen stöds på de lagliga grunderna för avtal eller samtycke.

Den registrerade har i vissa fall rätt att kräva att Bolaget begränsar behandlingen av dennes personuppgifter, d.v.s. begränsar behandlingen till vissa avgränsade syften

Den registrerade har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som stöds på legitimt intresse som rättslig grund.

I vissa fall har den registrerade rätt att begära radering av sina personuppgifter (”rätten att bli bortglömd”).

När personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring har den registrerade rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter om denne. Om en registrerad motsätter sig behandling av personuppgifter för direktmarknadsändamål ska behandling för sådana ändamål upphöra.

Är dina personuppgifter registrerad hos Release Finans har du som registrerad alltså rätt att få information om vilka av dina personuppgifter som Release Finans behandlar och att invända mot viss typ av behandling. Om du vill få information om vilka personuppgifter som behandlas kan du skriftligen begära uppgift om detta på den adress som anges nedan. Behandlar Release Finans dina personuppgifter på basis av samtycke har du alltid rätt att ta tillbaka ett sådant samtycke.

Har du en fråga eller ett ärende kopplat till Release Finans personuppgiftshantering är du välkommen att vända dig till oss mailadressen personuppgifter@releasefinans.se.